Dinsdag 18 februari ondertekende burgemeester Alex van Hedel namens de gemeente Brummen een overeenkomst over het beheren van de archieven van de gemeente Brummen. Ook de komende drie jaar zijn deze archieven in goede en vertrouwde handen bij de medewerkers van het Regionaal Archief Zutphen. De overeenkomst heeft wederom een looptijd van drie jaar (dus van 2020 tot en met 2022) en werd ondertekend tijdens een werkbezoek van het voltallig college van burgemeester en wethouders aan het archief in Zutphen. Namens de gemeente Zutphen ondertekende verantwoordelijk wethouder Mathijs ten Broeke de overeenkomst. Het Regionaal Archief Zutphen is immers een uitvoeringsdienst van deze buurgemeente.
Archiefwet
Een gemeente moet er voor zorgen dat alle gemeentelijke documenten goed worden geregistreerd, bewaard en ook beschikbaar gesteld. Aan welke voorwaarden dit moet voldoen is vastgelegd in allerlei wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo moet de gemeente ook een archivaris hebben die er op toeziet dat het archiveren volgens alle spelregels gebeurt. De heer Etienne van den Hombergh is recent opnieuw door het college van B&W als gemeentearchivaris aangewezen. Hij is werkzaam bij het Regionaal Archief in Zutphen en zorgt samen met zijn team ervoor dat alle archiefwaardige informatie over de gemeente wordt beheerd. Gemeentelijke informatie en dossiers worden in eerste instantie in het gemeentehuis bewaard. Het is hiermee beschikbaar voor inwoners die vragen hebben over bijvoorbeeld vergunningen, ruimtelijke plannen of allerlei andere wetenswaardigheden. Na een bepaalde periode worden dossiers overgebracht naar het archief in Zutphen, zowel in fysieke (papieren) als ook in digitale vorm. Ze komen dan via de website www.erfgoedcentrumzutphen.nl beschikbaar. Dit geldt overigens ook voor bouwdossiers, die in de komende tijd door de gemeente Brummen zelf worden gedigitaliseerd.
Een goede samenwerking
Voorafgaande aan de ondertekening van de nieuwe overeenkomst tussen Brummen en Zutphen over het beheren van het gemeentelijk archief, werd het college rondgeleid door het gebouw van het archief aan de Spiegelstraat in Zutphen. Aan de hand van vijf concrete informatievragen kregen de collegeleden inzicht in het belang van het archiveren van informatie, de wijze van registeren en het beschikbaar stellen aan belangstellenden. Daarbij neemt het belang van digitale beschikbaarheid natuurlijk toe. “Reden dat we over deze belangrijke ontwikkeling ook goede afspraken hebben gemaakt in de nieuwe overeenkomst,” stelde burgemeester Van Hedel na afloop vast. Samen met de Zutphense wethouder Mathijs ten Broeke constateerde Van Hedel dat Zutphen en Brummen op het gebied van archivering een uitstekende samenwerking hebben. “Gelet op de omvang van de gemeente Brummen hebben we zelf geen gemeentearchivaris in dienst. Ook onze archiefbewaarplaats is beperkt. Het is dan een goede oplossing om met je buurgemeente samen te werken. We voldoen als gemeente dan helemaal aan de wetgeving. Ook is er een goede samenwerking tussen de gemeentelijke archiefmedewerkers in het gemeentehuis en de gemeentearchivaris bij het Regionaal Archief Zutphen. En we stellen inwoners in staat zich te verdiepen in onze (cultuur)historie.” De burgemeester benadrukt dat ook alle documenten en foto’s “uit de oude doos” voor alle inwoners uit de gemeente Brummen toegankelijk zijn. “Of het nu is via de website of door middel van een bezoek. Leuk om te weten dat de medewerkers van het archief ook intensief worden ondersteund door vrijwilligers. En daar zitten ook vrijwilligers uit de gemeente Brummen bij!”
Complimenten
Aan het eind van het werkbezoek complimenteerde Van Hedel de archiefmedewerkers van het Regionaal Archief Zutphen voor de deskundige en inspirerende uitleg tijdens het werkbezoek, maar bovenal voor de voortdurende zorg voor het behoud en goed beschikbaar en toegankelijk maken van belangrijke informatie over de gemeente Brummen.
Tekst: Gemeente Brummen Fotografie: Patrick van Gemert/Zutphens Persbureau